Adobe utiliza el software de Okta para conectar en la nube a miles de empleados y creadores.

Una valiente transición a la nube

En 2012, Adobe lanzó la aplicación Creative Cloud, cambiando para siempre el mundo creativo. Todos los famosos productos de Creative Suite fueron trasladados a la nube. Esto permitió a los usuarios descargar e instalar cualquier aplicación de Adobe Creative Suite.

La migración completa del flujo creativo a la nube cambió fundamentalmente el ciclo comercial de Adobe. Casi de la noche a la mañana, la empresa pasó de licencias perpetuas y ciclos de actualización de 18 meses a suscripciones mensuales o anuales con actualizaciones regulares del producto.

Esto también provocó un cambio en la identidad y las necesidades de acceso. La primera versión de Creative Cloud no podía conectarse con los sistemas corporativos de identidad que muchos clientes de Adobe ya usaban. Los administradores de TI tuvieron que organizar y gestionar un conjunto completamente nuevo de credenciales de usuario dentro de Adobe Creative Cloud. Esto luego causó exceso de operaciones y disminución de la eficiencia, por ejemplo, cuando los usuarios olvidaban sus contraseñas o actualizaban algunas de sus credenciales.

Para Adobe no tenía sentido desarrollar internamente un método escalable para crear conexiones federadas entre Creative Cloud y los sistemas de autenticación de sus clientes. Los recursos de ingeniería eran más valiosos dedicarlos a desarrollar nuevas funcionalidades creativas en Photoshop Creative Cloud o al lanzamiento de nuevas aplicaciones creativas móviles.

“No quiero reinventar la rueda en esta pila tecnológica de identidad. Quiero usar las mejores soluciones disponibles en el mercado y luego aplicar los requisitos específicos de Adobe para entregar algo a nuestros clientes lo más rápido posible”, dice Scott Castle, gerente de producto de Creative Cloud.

Desafíos dobles creados por la nube

Al trabajar en temas de autenticación, el equipo de producto de Adobe no estaba solo. A finales de 2014, un pequeño equipo interno de TI gestionaba alrededor de 300 aplicaciones en la nube basadas en una solución de inicio de sesión único (single sign-on) de código abierto que ellos mismos habían desarrollado. Ese año, la empresa decidió implementar Microsoft Office 365 para sus 13,500 empleados, trasladando a la nube el correo electrónico, el calendario y las herramientas de SharePoint. La antigua plataforma de gestión de identidades —con sus ocasionales fallos y caídas— simplemente ya no daba abasto.

Por suerte, como dice Den Jones, gerente senior de servicios TI, aproximadamente en ese mismo tiempo su equipo descubrió Okta. Colaborar con un proveedor externo parecía tener sentido — les daba la oportunidad de centrarse en la seguridad y autenticación de aplicaciones en la nube en lugar de construir complejas y expresivas herramientas de desarrollo.

Tras analizar opciones y opiniones sobre Okta en el mercado, el departamento de TI de Adobe decidió retirar progresivamente su sistema interno de Single Sign-On y adoptar Office 365 junto con el método de autenticación de Okta. Después de la implementación, los empleados comenzaron a migrar el resto de sus aplicaciones en la nube a la plataforma de Okta, y dado que pronto terminaba el contrato para dar soporte a la antigua plataforma, trabajaron bajo bastante presión de tiempo: tres meses para migrar 300 aplicaciones.

El plazo resultó ser ideal, para gran alegría de Jones y su equipo. Necesitaron casi cuatro semanas para migrar las primeras 200+ aplicaciones. Hoy en día, proveer la mayoría de las aplicaciones toma literalmente unos minutos en lugar de semanas o meses como antes. Desde entonces, Adobe ha integrado muchos productos de Okta Identity Cloud para una base de empleados en constante crecimiento, asegurando la seguridad y gestionando un total de 20,500 personas.

Identidad para todos

Después de que Okta asegurara con éxito el acceso de los empleados de Adobe a las aplicaciones en la nube, no hubo dudas sobre con quién debía trabajar el equipo de producto para implementar la identidad corporativa en Creative Cloud for Enterprise. Pronto, Adobe contrató a Okta para llevar esos mismos eficientes servicios de identidad a los ingenieros de producto dentro de Adobe.

Hoy en día, Adobe utiliza Okta para proporcionar a todos sus clientes una gestión integral y multinivel de la identidad, incluyendo Adobe Marketing Cloud, Adobe Document Cloud y Creative Cloud. Esta solución completa garantiza la seguridad de las aplicaciones de Adobe Cloud y permite a los usuarios acceder a las innovadoras herramientas de Adobe mediante los métodos corporativos de autenticación existentes, de forma segura, rápida y rentable.

Buscando asegurar el éxito de los usuarios de Creative Cloud (y mantener la satisfacción de los departamentos de TI de los clientes), la plataforma de identidad empresarial de Adobe realiza varias tareas clave:

• Se conecta con los sistemas corporativos de identidad de los clientes —como AD o LDAP— para evitar que los administradores de TI tengan que gestionar doblemente las credenciales.

• Integra la funcionalidad de Okta en el código existente de Adobe Creative Cloud.

• Mantiene la identidad visual principal de Adobe.

• Asigna la identidad de cada usuario a cuentas individuales, así como a múltiples cuentas empresariales y de agencias.

Un nuevo tipo de departamento de TI interno

Un aspecto sorprendente de la colaboración entre Adobe y Okta fue la estrecha cooperación entre los equipos del departamento de TI local de Adobe y el equipo de desarrollo de producto, para que la gestión de identidad de los clientes de Creative Cloud Enterprise funcionara sin problemas.

Inicialmente, el equipo de Castle consultó con el departamento de TI de Adobe para entender cómo Okta funcionaba localmente. Luego, una vez tomada la decisión de elegir Okta, el equipo de TI ayudó a documentar y plasmar en una pizarra las posibles soluciones para Creative Cloud.

Como explica Jones:
“Okta no fue el único asesor del equipo de Creative Cloud que les decía cómo trabajar basándose en su propia experiencia en la implementación de este programa en empresas. En Adobe teníamos nuestro propio equipo de TI que decía: —ya saben— ya hemos pasado por esto, compartiremos nuestro conocimiento y así aumentaremos el valor del proyecto.”

Cuando ya teníamos la solución lista, los empleados de Adobe actuaron como los primeros clientes. Y aunque el proceso contó con el apoyo de varios equipos dentro de Adobe, el equipo de TI tenía las piezas clave del rompecabezas.

Hoy, el equipo de TI de Adobe está más involucrado en el desarrollo del producto que nunca antes.

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